1 Inleiding

Kindercentrum Ikke&Zo gaat zorgvuldig om met privacy gegevens van haar klanten en personeel.
Hierbij wordt voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gelden de
volgende bepalingen:

  • Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Algemene Verordening
    Gegevensbescherming (AVG) en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
  • Ikke&Zo heeft maatregelen genomen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij
    worden verwerkt, accuraat, toereikend, ter zaken dienend en niet bovenmatig zijn.
  • Binnen Ikke&Zo is verwerking van persoonsgegevens toegestaan aan personen voor wie en voor
    zover dat met het oog op de uitoefening van hun functie nodig is.
    Verwerking van persoonsgegevens binnen de kinderopvang vallen onder het vrijstellingsbesluit en
    hoeven niet gemeld te worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

2 Inhoudsopgave

1 Inleiding
2 Inhoudsopgave
3 Gegevens klanten
3.1 Doel gegevensverwerking
3.2 Gegevens die worden vastgelegd
4 Overige afspraken en richtlijnen
4.1 Gedragscode
4.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens
4.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn
4.4 Beveiliging
4.5 Uitwisseling van gegevens met derden
4.6 Identificatie klant
4.7 Toegang van derden tot persoonsgegevens
4.8 Klachten

3 Gegevens klanten

3.1 Doel gegevensverwerking
Ikke&Zo verzamelt alleen gegevens van ouders en kinderen in het kader van de uitoefening van haar
taken. Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel:

  • het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvoering van
    de overeenkomst;
  • het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en
    ontwikkeling van het kind;
  • het onderhouden van contacten met de ouders, voogden en verzorgers van de kinderen;
  • het aanvragen van subsidie/toeslagen.

3.2 Gegevens die worden vastgelegd
Ikke&Zo legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen gegevens
die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als onderdeel van de
opvang van de kinderen van de ouders.

Inschrijving
De volgende gegevens van klanten worden vastgelegd op basis van opgave door ouders. Deze
gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst tussen klant en
Ikke&Zo voor het opvangen (dagopvang, BSO) van de kinderen van betreffende klanten op de locatie
van Ikke&Zo

  • Kind
    o Naam
    o Adresgegevens
    o BSN kind
    o Geboortedatum
    o Nationaliteit
    o Gegevens huisarts/tandarts
    o Soort opvang
    o Dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is
  • Ouders
    o Naam
    o Adresgegevens
    o Telefoon (vast, mobiel, werk en/of noodnummer)
    o Email
    o BSN ouders
    o Geboortedatum ouders
    o Nationaliteit ouders
    o Relatie tot het kind
    o Burgerlijke staat ouders
    o Bankrekeningnummer ouders
    Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en
    aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in acht genomen.

School care
Papieren Kinddossier met hierin de volgende gegevens:

  • Kindgegevensformulier
  • Intakeformulier
  • Verklaring buik-zij-ligging*
  • Verklaring stamgroep verlaten*
  • Overdrachtsformulier
  • Observaties
  • Afsprakenformulier BSO
  • Medicijnverklaring*
  • Actieplan anafylaxie*
  • Verslag ouder gesprek*
  • Kindverslag groepsoverleg
  • Overzicht verslaglegging meldcode en bijbehorende verslagen*

Digitale Kinddossier met hierin de volgende gegevens:

  • Observaties
  • Overdachtsformulier
  • Thema-planning

Gegevens worden vastgelegd door de pedagogisch medewerker. De met een sterretje gemarkeerde
zaken worden (mede) door ouders aangegeven. Bij het bewaren van deze gegevens worden de
wettelijke dan wel geadviseerde bewaartermijnen vanuit de AP in acht genomen.

4 Overige afspraken en richtlijnen

4.1 Gedragscode
Voor alle medewerkers van Ikke&Zo geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige
gegevens van klanten en van collega’s. Dit betekent dat:

  • privacy gevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere
    ouders; Indien er tijdens het haal- of brengmoment gevoelige zaken met ouders besproken worden,
    gebeurt dit in een ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen;
  • buiten de werkkring geen casus met naam en toenaam wordt besproken;
  • in notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is
    voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden;
  • schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen;
  • schriftjes alleen voor de ouders van het kind zijn bedoeld. Andere ouders kunnen deze niet inzien;
  • pedagogisch medewerkers van de BSO-ouders op de hoogte stellen van alles wat er is besproken
    met de leerkracht tijdens het halen van school;
  • er niet tegen ouders in negatieve termen wordt gesproken over groepsgenoten van hun kind;
  • collega’s niet over elkaar praten en dat er geen gegevens over medewerkers met elkaar worden
    uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene;
  • er geen privégegevens van medewerkers aan ouders wordt verstrekt.

4.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens.
Vanuit de AVG hebben de contractouders het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren en te
verwijderen. Het inzagerecht houdt in dat ouders een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen
in welke gegevens Ikke&Zo over hen of hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij
Ikke&Zo binnen komt, zal Ikke&Zo de volgende informatie verschaffen aan de ouders:

  • De doeleinden van de gegevensverwerking; waarvoor worden de persoonsgegevens ingezet door
    Ikke&Zo
  • De aard en de herkomst van de persoonsgegevens die verwerkt worden; dit kunnen bijvoorbeeld de
    gegevens zijn die ouders actief hebben verstrekt bij het inschrijven, of die Ikke&Zo heeft verzameld
    gedurende de opvangperiode.
  • De ontvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie Ikke&Zo gegevens verschaft en
    die deze gegevens voor eigen doeleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst,
    bureau jeugdzorg, GGD of het consultatiebureau.

Daarnaast hebben klanten van Ikke&Zo het recht om gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. Dit
volgt na een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag de klant vragen indien de gegevens feitelijk
onjuist zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, of als de gegevens in strijd met een wettelijk
voorschrift worden verwerkt. Om te voldoen aan een dergelijk verzoek van de ouder, hoeft er niet per
se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging door Ikke&Zo. Feitelijke onjuistheid van gegevens
hoeft tenslotte geen gevolg te zijn van het niet voldoen aan de zorgplicht door Ikke&Zo. Gegevens
kunnen ook per ongeluk foutief zijn opgegeven of ingevoerd.

Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt. Het is namelijk mogelijk dat Ikke&Zo een wettelijke bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het voor Ikke&Zo wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, ook al verzoekt de klant hierom. Ikke&Zo zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt, en dat de overige gegevens verwijderd zullen worden op het moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen. Ikke&Zo zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen of, indien verwijderen echt niet mogelijk is, anonimiseren. Een verzoek van een klant wordt binnen vier weken beantwoord. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzoek wordt nageleefd, of een weigering, die met redenen omkleed zal zijn. Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van gegevens kan worden ingediend bij de directie van Ikke&Zo

4.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De bewaartermijn voor een
gegeven wordt enerzijds bepaald door wettelijke bewaartermijnen (aangeduid als minimaal, min) en
anderzijds door aanbevolen bewaartermijnen door bijvoorbeeld de AP (aangeduid als maximaal, max).
Ikke&Zo hanteert de volgende bewaartermijnen:
Child information
Soort gegevens Termijn Soort

termijn Wettelijk
Naam 7 jaar min ja
Tussenvoegsel 7 jaar min ja
Voorletters 7 jaar min ja
Voornaam 7 jaar min ja
BSN 7 jaar min ja
Straatnaam 2 jaar max nee
Huisnummer 2 jaar max nee
Huisnummer toevoeging 2 jaar max nee
Postcode 2 jaar max nee
Plaats 2 jaar max nee
Geboortedatum 2 jaar max nee
Fotomateriaal Mijn Kind 1 jaar max nee
Gezondheidsgegevens 1 jaar max nee
Dagboekgegevens 1 jaar max nee

Contractgegevens 7 jaar min ja
Financiële transacties 7 jaar min ja
Kind dossier (papier op
vestiging)

niet bewaard na einde contract, tenzij er sprake is
van een meldcode proces; dan maximaal 2 jaar max nee

Kind dossier (digitaal op
vestiging)

niet bewaard na einde contract, tenzij er sprake is
van een meldcode proces; dan maximaal 2 jaar max: nee

Gegevens ouders

Soort gegevens Termijn Soort termijn Wettelijk

Naam 7 jaar min ja
Tussenvoegsel 7 jaar min ja
Voorletters 7 jaar min ja
Voornaam 7 jaar min ja
BSN 7 jaar min ja
Straatnaam 2 jaar max nee
Huisnummer 2 jaar max nee
Huisnummer toevoeging 2 jaar max nee
Postcode 2 jaar max nee
Plaats 2 jaar max nee
Geboortedatum 2 jaar max nee
Bankrekeningnummer 2 jaar max nee
E-mailadres 2 jaar max nee
Telefoonnummer 2 jaar max nee
Contractgegevens 7 jaar min ja
Financiële transacties 7 jaar min ja

4.4 Beveiliging
Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal daar waar het gegevens met betrekking tot het
contract tussen ouder(s) en Ikke&Zo geldt. Ikke&Zo heeft een beleid op het gebied van informatie
beveiliging:
 In het verwerkingsregister is onder andere vastgelegd hoe de toegang tot informatie verkregen wordt
en is vastgelegd welke functionaris binnen Ikke&Zo toegang heeft tot welke informatie.
 Schriftelijke documentatie met betrekking tot het kinddossier wordt opgeborgen in af te sluiten
kasten.
 Digitale documentatie met betrekking tot het kinddossier is opgeslagen in een kind-volg-systeem. Dit
systeem is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord zodat alleen de betreffende
medewerkers hier toegang tot hebben.
 Computers op de vestiging zijn beveiligd met een wachtwoord; er is een aparte teamaccount met
beperkte toegang, een account voor de vestigingsmanager en verschillende account voor de
kantoormedewerkers. Elke medewerker heeft alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn voor het
uitvoeren van de werkzaamheden.

4.5 Uitwisseling van gegevens met derden
Ike&Zo biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van
kinderen gestimuleerd wordt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming
plaatsvindt met de ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie.
Ikke&Zo wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met
derden (Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, Gemeente, scholen, etc). Hierbij gelden de
volgende bepalingen conform de AVG:
 Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:
o een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag kinderopvang);
o indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de betrokkene
redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden;
o op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de
geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.
In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor
ondubbelzinnig toestemming geeft.
Ikke&Zo wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de klant en de wettelijke
verplichtingen die Ikke&Zo heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en kind:
 Ikke&Zo geeft in het kader van de Toeslag kinderopvang gegevens van kinderen en ouders door
aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens voor zover deze voor de belastingdienst
noodzakelijk zijn (naam, adres, BSN kind en betalende ouder, genoten opvang).
 Ikke&Zo geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderopvang
gegevens van het kind (naam, geboortedatum) door aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die
noodzakelijk zijn voor het bepalen van de begeleider/kind ratio.
In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie, naast ouders ook uit te wisselen met
derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen maatschappelijk werk
enz.). De volgende informatie komt hiervoor in aanmerking:
Zorg om de omgeving van het kind
Zorg om het kind betreffende ontwikkeling
Fysieke verzorging
Intelligentieontwikkeling
Geestelijke verzorging
Ontwikkelingsgebieden als motoriek, taal/spraak etc.
Gedragsontwikkeling
Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat ouders hiervoor expliciet toestemming hebben
gegeven.
De gegevens over het kind aangaande de ontwikkeling die binnen een normale ontwikkelingslijn
vallen, worden niet met derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen
maatschappelijk werk enz.) gedeeld zolang dit niet in het belang van het kind is.
Ouders hebben te allen tijde recht op inzage in het dossier van hun kind. Daarnaast heeft Ikke&Zo de
plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom het kind. Wij zullen

samen met de ouders kijken hoe onze zorgen kunnen worden weggenomen. Indien de zorgen
dusdanig groot zijn en deze in gesprek met de ouders niet worden weggenomen, kunnen wij ons
genoodzaakt zien een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen ouders hier vooraf van op de hoogte
stellen. Wij doen in principe geen anonieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van
kinderen of medewerkers in het gedrang is.
4.6 Identificatie klant
Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de betrokken
volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een vestiging. Te denken valt aan een
situatie waarin de pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder
of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de vestiging geweest (opa, oma of oom, tante,
buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren.
Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met
collega, telefonisch contact met ouders.
Vanuit de overheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren. Tijdens het intake
gesprek controleren pedagogisch medewerkers of vestigingsmanagers de bij ons geregistreerde
nummers aan de hand van identiteitsbewijzen van de ouder(s) of de brief van de sociale
verzekeringsbank waarin aan het kind het BSN nummer is verstrekt.
4.7 Toegang van derden tot persoonsgegevens
Binnen Ikke&Zo kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en inspectie.
Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur, de interne auditoren, de externe auditor(en) en de
accountant. Met desbetreffende personen is een geheimhoudingsverklaring vastgelegd.
4.8 Klachten
Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacy beleid kunnen via de reguliere klachtenprocedure
van Ikke&Zo geuit worden. De klachtenprocedure is ten alle tijden telefonisch op te vragen of via
a.bakker@ikkezo.nl

Waarom Kinderopvang Ikke&zo
Kindercentrum Ikke&Zo BV wordt aangeboden door Kinderopvang Ikke&Zo. Kindercentrum Ikke&Zo
beschikt over een prachtige locaties met zeer ruime groepen. De locaties bevinden zich in
Amsterdam. Kindercentrum Ikke&Zo biedt professionele kinderopvang aan in een huiselijke sfeer
waarin respect, openheid en aandacht voor het kind en ouder voorop staat. Kindercentrum Ikke&Zo
biedt opvang op maat waarbij we kijken naar de wensen van ouder en kind.

Navigatie

 Kwaliteitsbeleid
 Kinderdagverblijf
 Buitenschoolse opvang
Privacy
 Privacy policy
 Privacy instellingen